укр / рус / eng

Event – крок за кроком (Частина 1)

Event - крок за кроком (Частина 1)

Ця серія статей про івенти або, як їх ще називають – розважальні заходи або корпоративні події. Що таке івент? Що дає івент? Як організувати івент?

Дані матеріали містять всю необхідну інформацію для тих, хто поставив собі мету навчитися організовувати розважальні заходи та рекламні шоу.

Івент – крок за кроком

Етапи підготовки та реалізації події, оцінка ефективності дій.

Зміст:

1. Мій досвід

2. Вступ

3. Розробка та проведення події

3.1 Планування події

– Визначення завдань заходу

– Розробка концепції заходу

– Вибір локації

– Вибір і укладання договорів з підрядниками

– Створення бюджету заходу

– Розробка сценарію

– Анонсування та рекламна підтримка події

3.2 Організація події

– Генеральна репетиція

– Способи координації дій (робота зі сценарієм)

3.3 Оцінка ефективності дій

1. Мій досвід

За мою кар’єру рекламіста, мені пощастило брати участь у розробці та реалізації понад 40 івентів різного масштабу, в різних містах України, працюючи при цьому в декількох рекламних агентствах. Я виконував обов’язки старшого копірайтера, креативного директора, режисера – постановника. Добре знайомий з усіма етапами роботи над розробкою та проведенням корпоративних заходів.

Нижче представлений список найбільш значущих і цікавих, з точки зору вивчення питання, заходів:

Автопарад Mitsubishi, м. Київ

Відкриття автомобільного заводу Skoda, м. Ужгород

Міжнародна премія «Автомобіль року», м. Київ

Автомобільна виставка Automotive Ukraine, м. Київ

Відкриття салону краси Beauty Butique, м. Київ

Презентація нової моделі Opel, м. Київ

Економ-ралі Skoda ГранПрі Україна, в містах: Донецьк, Сімферополь, Хмельницький, Київ

Висадка алеї магнолій у ботанічному саду ім. Гришка, м. Київ, швейцарський фармацевтичний концерн «Юст»

2. Вступ

Навряд чи хтось зможе представити вам повне керівництво по організації подій типу “Вставте деталь (А) в отвір (Б) і поверніть за годинниковою стрілкою до клацання». Це просто неможливо. І цьому є маса причин. Справа в тому, що світ не стоїть на місці. Якими б ефективними не були заходи, проведені раніше, ви не зможете їх просто скопіювати.

Працюючи над кожним новим івентом необхідно винаходити практично все заново.

Технології розвиваються, смаки людей змінюються, до того ж, за ті кілька років роботи в цій галузі я не зустрічав жодного однакового завдання.

Кожна задача унікальна, і її рішення також має бути унікальним.

Готових рішень не буває тому, що неможливо вирішити два завдання одним і тим же способом. Крім того, працюючи над кожним таким рішенням необхідно враховувати всі можливі фактори, а вони можуть змінюватися навіть під час проведення самого заходу. У таких випадках доводиться підключати весь наявний здоровий глузд і просто імпровізувати виходячи з поставленого завдання, загальної концепції заходу і ситуації, що змінилася.

Організація ефективного івенту – це серйозна праця по синхронізації величезної системи, що складається з великої кількості елементів. Це – гості, ведучі, артисти, техніки, хостес , охорона, музиканти, піротехніки, кейтерінг, водії, органи міської влади, спонсори та багато інших. Завжди потрібно пам’ятати, що кожен з елементів цієї системи, насамперед , – людина. А спрогнозувати поведінку людини дуже важко, особливо якщо всі ці люди перебувають під тиском несприятливих обставин, в умовах підвищеної відповідальності. Так що, або найміть професіоналів, які візьмуть на себе велику частину роботи, або запасіться терпінням, кому потрібно – заспокійливими, і будьте готові до «сюрпризів».

Однак, не дивлячись на уявну складність і розмаїтість дій при підготовці та реалізації івентів, загальні етапи роботи все-таки існують. І в даному курсі ми досить детально їх розглянемо. Маючи ці знання, певну кількість здорового глузду і непохитну волю до перемоги, ви зможете розробити і реалізувати практично будь-який захід самостійно.

3. РОЗРОБКА І ПРОВЕДЕННЯ ПОДІЇ

Отже, для початку необхідно розділити два важливих поняття:

– Розробка івенту (планування)

– Проведення івенту (організація)

Розробка заходу – це робота зі створення послідовного алгоритму дій здатних ефективно вирішити поставлене завдання. Продуктами розробки заходи є Режисерський сценарій та повний Пакет документів необхідних для проведення заходу.

3.1 ПЛАНУВАННЯ ПОДІЇ

 Розробка івенту включає в себе наступні етапи:

– Визначення завдань заходу

– Розробка концепції заходу

– Вибір і підготовка локації

– Вибір і укладання договорів з підрядниками

– Створення бюджету заходу

– Розробка та затвердження сценарію (режисерський сценарій)

ВИЗНАЧЕННЯ ЗАВДАНЬ ЗАХОДУ

Перш, ніж приступити до планування будь-якої події, необхідно чітко усвідомити, для чого цей захід необхідно. Які завдання необхідно вирішити, яких результатів досягти. Саме від цього розуміння залежить структура івенту, його наповнення та ефективність відповідно.

Існує кілька типів івентів:

Внутрішні корпоративні заходи (HR – event) – заходи основною метою, яких є підвищення рівня лояльності співробітників компанії або оптимізація роботи колективу. У дану групу входять як виключно розважальні заходи (святкові вечірки, дні іменинника і т.д.) так і заходи навчального характеру (особистісний розвиток, підвищення кваліфікації, поліпшення командного духу та ін.)

Зазвичай, внутрішні корпоративні заходи не вимагають великого бюджету і титанічних зусиль. Тут достатньо буде просто гарного настрою, творчого підходу та допомоги співробітників HR – департаменту. Винятком можуть бути розважальні заходи у великих корпораціях із запрошенням партнерів і клієнтів. Про такі заходи я розповім пізніше , коли мова піде про іміджеві заходах.

Також певні труднощі можуть викликати навчальні заходи. Але зазвичай, для проведення тренінгів або семінарів залучаються спеціальні компанії, які займаються цим професійно. Вони, крім тренерів і програми навчання, зазвичай, пропонують також і розважальну програму.

У завдання цього курсу не входить докладне висвітлення даного типу заходів. Тому, давайте поки зупинимося і розглянемо докладніше наступний тип заходів.

Більш складними у розробці та реалізації є зовнішні корпоративні заходи або іміджеві заходи у рамках маркетингової стратегії просування. Тут навіть невелика помилка або неточність може призвести до воістину глобальних наслідків. Тому дану групу заходів варто розглянути докладніше. Отже:

Іміджеві заходи у рамках маркетингової стратегії просування – це заходи основною метою, яких є подання іміджу компанії, продукту або послуги компанії існуючим або потенційним клієнтам, а також партнерам в рамках маркетингової стратегії компанії.

Даний тип заходів є найбільш складним у розробці та проведенні, найбільш важливим для підвищення ефективності бізнесу, крім того, цей тип також є найбільш наочним прикладом для вивчення питання розробки та проведення заходів.

Однак, перш ніж, приступити до детального розгляду цього типу подій, необхідно чітко усвідомити собі, що таке маркетинг і маркетингова стратегія відповідно. Вам напевно це вже відомо, але для кращого розуміння матеріалу цього курсу краще повторити ще раз.

Отже, на сьогоднішній день в різній літературі зустрічається просто величезна кількість визначень поняття Маркетинг. На мій погляд, найбільш вдалим із них є визначення, дане засновником «Теорії маркетингу» Філіпом Котлером:

«Маркетинг – це мистецтво і наука правильно вибирати цільовий ринок, привертати, зберігати і нарощувати кількість споживачів за допомогою створення у покупця упевненості, що він представляє собою найвищу цінність для компанії», а також «впорядкований і цілеспрямований процес усвідомлення проблем споживачів і регулювання ринкової діяльності»

 Ф. Котлер «Маркетинг менеджмент». « Пітер», 1998

Відповідно, виходячи з вище сказаного, можна з легкістю вивести суть поняття «Маркетингова стратегія».

Маркетингова стратегія – процес планування і реалізації системи маркетингових заходів, які підпорядковані досягненню поставлених перед компанією цілей.

Головними цілями маркетингової стратегії зазвичай є: збільшення обсягу продажів; виявлення та задоволення потреб споживача; збільшення прибутку; збільшення частки ринку; збільшення клієнтського потоку; збільшення числа замовлень.

Маркетингова стратегія є фундаментом маркетингової діяльності компанії. Усі заходи в області маркетингу, реклами, зв’язків з громадськістю та продажів повинні працювати в одному напрямку, а значить – узгоджуватися з даною стратегією і не суперечити їй. Саме такі заходи і реалізовують маркетингову стратегію на практиці, втілюючи її в життя.

Якщо уявити собі маркетингову стратегію як зростаюче дерево, то іміджевий захід – всього лише одне з відгалужень основного стовбура, одна з гілочок серед багатьох інших, на такому дереві. Зрозуміло, що якщо все дерево прагне вгору, то й ця гілка повинна рости в тому ж напрямку. У будь-якому іншому випадку така гілка буде суперечити концепції дерева.

Даний приклад чудово ілюструє найважливіший момент при підході до планування будь-якої корпоративної події:

Цілі і завдання заходу ЗАВЖДИ повинні співвідноситися з цілями і завданнями маркетингової стратегії компанії, яка його проводить. У будь-якому іншому випадку, ваша подія не буде ефективною!

Тому перш, ніж приступити до визначення цілей і завдань заходу, який вам необхідно провести, потрудіться вивчити питання. В якому напрямку рухається компанія? Які цілі переслідує? Яким чином завдання компанії вирішуються за допомогою інших комунікаційних каналів? Повірте, час, витрачений на вивчення цих питань, окупиться сторицею. Адже такий підхід до роботи над подією дозволить уникнути безлічі помилок на самих ранніх стадіях розробки заходу.

Далі буде…

У наступній статті циклу «Івент-крок за кроком» читайте продовження: «Як розробити концепцію заходу?», «Як вибрати відповідну локацію?», «Як правильно вибрати підрядників?»

 

Сергій Хівріч

Креативний директор

Арт-група ІМХО

 

укр / рус

Замовте зворотній дзвінок!

Залишіть контактні дані і ми зв'яжемося з вами протягом 7 годин