укр / рус / eng

Event – крок за кроком (Частина 2)

event

Ця серія статей про івенти або, як їх ще називають – розважальні заходи або корпоративні події.

 

У другій частині статті Ви зможете знайти прості відповіді на складні питання: «Як розробити концепцію заходу?», «Як вибрати відповідну локацію?» І «Як правильно вибрати підрядників?»

 

Частина 2 (першу частину можна прочитати тут)

 

РОЗРОБКА КОНЦЕПЦІЇ ЗАХОДУ

 

Отже, визначившись з цілями і завданнями заходу можна приступати до розробки концепції події. Що таке концепція?

 

Концепція, або концепт, (від лат. Conceptio – розуміння, система) – певний спосіб розуміння (трактування) якого предмета, явища або процесу; основна точка зору на предмет; керівна ідея для їх систематичного висвітлення.

 

Тобто, по суті, концепція – це основна ідея події, виражена за допомогою інструментів створення певної атмосфери заходу.

 

Такими інструментами можуть виступати – тема чи привід події, декорації, тематика розважальної програми, стиль спілкування з гостями ведучого заходу, стиль запрошень, тема інструментів рекламної та PR-підтримки заходу і навіть меню.

 

Кращий спосіб визначити правильну концепцію заходу – це спробувати співвіднести раніше певні завдання заходу і існуюче позиціонування компанії, яка цю подію організовує.

 

Що таке позиціонування?

 

Сьогодні, на українському ринку реклами утворилася просто невимовна плутанина з приводу правильного розуміння цього поняття. Така ситуація склалася в першу чергу через те, що за майже 20 років незалежності в умах більшості вітчизняних рекламістів утворилася каша з обривків визначень цього поняття, що належать різним школам і власного досвіду. Так що, нам ще тільки належить звести всі ці знання в єдину струнку систему.

 

Посудіть самі, скільки існує визначень:

 

Ел Райс і Джек Траут дійшли висновку, що «позиціонування починається з продукту, з шматочка товару, сервісу, компанії, установи і навіть персони…». З їхньої точки зору позиціонування це не те, що зроблено в продукті і сервісі, але те, що зроблено в голові потенційного покупця.

 

Філіп Котлер стверджує, що «позиціонування – це процес створення компанією послуг / товару та іміджу, що базується на сприйнятті споживачами конкурентних товарів / послуг»

 

Досить цікавим є визначення Арнотта: «позиціонування – це обдуманий, проактивний і повторюваний процес визначення, вимірювання, модифікації і моніторингу сприйняття споживачами об’єкта, який піддається маркетинговому впливу».

 

Тім Амблер визначає позиціонування як мистецтво формування образу марки в уяві цільової аудиторії таким чином, щоб вона якомога більш вигідно відрізнялася від марок конкурентів, для чого використовуються як реальні, так і уявні її характеристики. Для проведення позиціонування потрібно сформулювати чітке поняття про цільову аудиторію. Чим з більшою точністю маркетолог визначає цільову аудиторію, тим вища ймовірність того, що йому вдасться прояснити дійсні потреби споживачів і позиціонування марок конкурентів.

 

Девіда Ейкер вважає, що: «позиціонування – це процес створення образу і цінності у споживачів з цільової аудиторії таким чином, щоб вони розуміли, навіщо існує компанія або бренд по відношенню до конкурентів».

 

Провівши аналіз усього вище сказаного, можна дати якесь загальне визначення позиціонування, отже:

 

Позиціонування – це комунікативний процес, що дозволяє створити в свідомості потенційних споживачів певний образ компанії, її продукту або послуги.

 

Цей образ повинен володіти всіма перевагами необхідними для конкурентної боротьби.

 

Всі, без винятку, рекламні та маркетингові комунікації повинні бути спрямовані на створення цього образу.

 

Таким чином, маючи розуміння, над створенням якого образу в свідомості потенційних споживачів, трудяться фахівці компанії, можна уявити собі область тем, для визначення ефективної концепції заходу.

 

Важливо! Концепція заходу завжди повинна відповідати позиціонуванню компанії, яка його проводить. Тільки в цьому випадку, проведення заходу буде ефективним.

 

Отже, визначившись з завданнями заходу, вивчивши потреби цільової аудиторії, з’ясувавши маркетингову стратегію і позиціонування компанії можна приступати до мозкового штурму, в результаті якого і буде визначена найбільш ефективна концепція заходу.

 

Що таке мозковий штурм?

 

Мозковий штурм – система психологічних технік, що використовуються для активації творчої складової мислення, з метою визначення «одного єдино вірного» варіанту вирішення поставленого завдання.

 

Більш простими словами, мозковий штурм – це створення і розвиток ідеї.

 

На сьогоднішній день існує маса всіляких видів і технік мозкового штурму. У нашому агентстві, залежно від обставин, я зазвичай використовую два види:

 

«Тихий штурм» – індивідуальне створення ідеї.

 

«Гучний штурм» – колективне створення ідеї.

 

Працюючи над створенням концепції події, ви можете застосовувати будь-який вид штурму, використовувати будь-яку техніку. Я не стану докладно розповідати про свої підходи у створенні ідей, творчість – суто індивідуальний процес. Дам лише кілька корисних порад, які дозволять вам збільшити ефективність своєї творчості. Отже:

 

1. Будь який мозковий штурм повинен проходити, як мінімум, у два етапи:

 

Генерація. Цей етап передбачає вільну генерацію ідей всіх учасників штурму, без будь-якої критики або аналізу. Це необхідно для того, щоб всі учасники процесу якомога глибше проникли в суть завдання, щоб їх процес творчого мислення не переривався і не піддавався впливу міжособистісних відносин в групі. Дозвольте вашим думкам просто текти в напрямку вирішення завдання.

 

Критичний аналіз. Це завершальний етап створення ідеї, на якому відбираються найбільш вдалі ідеї, і відбувається подальша їх оптимізація. Заглиблюйтеся в ідею, розбивайте її на складові, шукайте аналогії. Практика показує – те, що лежить на поверхні, напевно вже використовувалося. Ви ж не хочете, щоб після заходу до вас хто-небудь підійшов і сказав щось на кшталт: « Відмінний захід! Минулого тижня був точно на такому ж…»

 

Пам’ятайте, між цими двома етапами має пройти якийсь час. Мінімум добу. З ідеєю потрібно переспати. Перш, ніж народитися, вона якийсь час повинна просто пожити у вас в голові. Відволікаючись на щось інше.

 

2. Створіть невимушену атмосферу

 

Ефективність мозкового штурму безпосередньо залежить від атмосфери, в якій він відбувається. Знайдіть зручне приміщення, подбайте про наявність напоїв (чай, кава, вода, сік). Попросіть всіх налаштуватися на задачу. Вимкніть телефони.

 

3. Приготуйте все необхідне

 

Всі учасники штурму повинні розуміти поставлене завдання. Для цього краще за все, за деякий час перед зборами поставити їм завдання письмово (розішліть чітке і зрозуміле завдання з e-mail). Також приготуйте заздалегідь кілька примірників завдання в друкованому вигляді для її роздачі на початку штурму.

 

Всі ідеї, народжені на штурмі, повинні бути записані і замальовані. Кожен учасник штурму повинен донести свою думку до інших, часто для цього використовується дошка та фломастери. Обов’язково доручіть комусь вести записи.

 

4. Керуєте мозковим штурмом

 

Мозковий штурм – процес, який потребує керівництва. Налаштуйте всіх учасників на позитивний лад і стежте за тим, щоб процес обмірковування не йшов далеко за рамки поставленого завдання. В іншому випадку ваш мозковий штурм ризикує перетворитися на обговорення останніх офісних пліток і розповідь анекдотів, що не мають відношення до теми.

 

ВИБІР ЛОКАЦІЇ

 

Місце, де ви збираєтеся проводити свій захід, досить сильно впливає на ефективність події для того, щоб приділити його вибору пильну увагу.

 

Багато хто з моїх замовників через незнання чи бажанням заощадити намагалися ігнорувати цю значимість. Доводилося пояснювати їм, що саме від місця залежить можливий потенціал події, його можливості в досягненні поставлених цілей.

 

Судіть самі. Припустимо, ви запросили тисячу чоловік, на іміджевий захід. Здавалося б, все просто ідеально – потужна концепція, відмінна програма, в запасі тисяча сюрпризів для гостей. Все продумано до дрібниць і налагоджено до повного автоматизму. А ось результат – нуль. Половина запрошених не прийшла, а ті, хто прийшли не просто залишилися байдужі, але навіть не дочекалися грандіозного завершення! Результати опитування – суцільний негатив, обсяг продажів – нижче плінтуса. У чому тут помилка?

 

Придивімося до локації. Виявляється приміщення розраховане максимум на 300 осіб. Знаходиться воно дуже далеко від транспортних розв’язок. У ньому відсутня вентиляція, а покриття підлоги – запорошений бетон. Робочий простір приміщення поділено опорами, які поділяють всіх присутніх. От і все, будь-який з цих факторів може призвести до повного провалу.

 

Пам’ятайте! Навіть недостатня кількість банальних туалетів може звести нанівець будь-яку, навіть саму геніальну ідею заходу.

 

Вибір місця проведення події залежить від багатьох факторів. Всі ці фактори можна розділити на кілька умовних груп:

 

Цілі і завдання. В першу чергу вибір локації для проведення заходу визначається його цілями і поставленими завданнями. Якщо вам потрібно залучити покупців у магазин – проводьте подію в ньому або поруч з ним на вулиці. Якщо ж ви проводите захід в рамках лояльності до своїх споживачів вибирайте ту локацію, яка ближче і зрозуміліше їм і відповідає концепції самої події. Ви можете проводити подію навіть у кілька етапів, кожен з яких проходитиме на власній локації. Все залежить від цілей і поставлених перед вами завдань.

 

Географія. Якщо ви хочете, щоб на ваше свято хтось прийшов – робіть його поблизу транспортних розв’язок. Якщо ж, ваш захід обов’язково має на увазі запрошення в місце продажу вашого продукту, а воно, наприклад, за межею міста – подбайте про транспорт, який доставить ваших споживачів і відвезе назад по закінченню заходу.

 

Місткість. Організовуючи подію, вибирайте тільки те приміщення, яке зможе вмістити необхідну кількість гостей.

 

Комфорт. Якісне покриття підлоги, наявність витяжки, необхідна кількість туалетів, хороший огляд всіх ділянок локації, наявність необхідних меблів дозволять вам зробити гарне враження на ваших гостей або партнерів, що в свою чергу обов’язково позначиться на загальному сприйнятті іміджу вашої компанії, продукту або послуги.

 

Важливо! Особливу увагу слід приділяти масовим заходам поза приміщеннями і за межею міста. Організація інфраструктури такого заходу може потребувати великих витрат. Ніколи не забувайте про охорону, пожежну безпеку та медичне обслуговування.

 

ВИБІР І УКЛАДАННЯ ДОГОВОРІВ З ПОДРЯДЧИКАМИ

 

Ще одним важливим аспектом , який впливає на ефективність заходу, є вибір команди професіоналів. Адже ви не зможете одночасно режисерувати захід, вести його і виступати в якості артиста або підносити чергову зміну страв. Навряд чи це зможуть зробити правильно ваш секретар, водій або охоронець. Для цього необхідно залучати спеціально навчених фахівців.

 

На сьогоднішній день існує велика кількість рекламних агентств, в список послуг яких входить організація заходів, ще більше існує вузько спеціалізованих event-агенств, які тільки подіями і займаються. Кожна з цих компаній, за певну суму грошей з великим задоволенням візьметься за організацію вашого заходу.

 

Але як вибрати краще з них?

 

Ось список рекомендацій, які дозволять вам зробити правильний вибір. Отже:

 

1. Вибирайте агентство з підтвердженим послужним списком. Попросіть портфоліо, з’ясуйте, з якими ще компаніями воно працює. Отримайте відгуки про нього від компаній, які вже працювали з ним.

 

2. Вибирайте агентство з великим досвідом роботи, яке продуктивно працює на ринку таких послуг вже багато років. Це дуже важливо так, як зазвичай такі агентства мають власні налагоджені технології роботи, а також широку базу артистів, з якими вони вже співпрацювали. У професійних агентствах добре знають репутацію і послужний список артистів, яких ангажують. Що якщо ви запросите на ваш захід незалежний оркестр, а він зникне за два дні до проведення?

 

3. Вибирайте компанію, яка володіє власною виробничою базою. Навіщо вам платити комісійні агентству, яке тепер бере комісію, орендуючи у своїх підрядників сцену, звук і світло?

 

Вибравши професійне агентство і поставивши йому завдання, приступайте до укладення договору. Висновок офіційного договору дозволить вам отримати певні гарантії того, що дана робота буде належної якості та пророблена в строк. Зазвичай, у кожної компанії існує власна система договорів на підряд. Зверніться в юридичний відділ для отримання потрібного договору. Якщо ж з якихось причин такий договір в базі відсутній, завжди можна звернутися за ним в агентство, яке ви обрали. У цьому випадку просто дайте своєму юристу отриманий від них договір для перевірки на відповідність нормам українського законодавства.

 

Однак, в силу ряду причин, бувають і такі ситуації, коли найняти професійне агентство, яке забезпечить повний комплекс робіт по заходу, не представляється можливим. У такому випадку вам доведеться наймати і координувати дії цілої когорти підрядників. Безумовно, такий підхід дозволить заощадити бюджет як мінімум на суму комісійних, які бере професійне агентство за свої послуги, але серйозний обсяг робіт і великий ризик втратити контроль над ситуацією можуть обійтися набагато дорожче. У будь-якому випадку, потрапивши в таку ситуацію, будьте готові до серйозного стресу, який, повірте, вам буде забезпечений!

 

Що робити?

 

У першу чергу визначте для себе, що саме вам потрібно. У вас вже є концепція заходу, ви вже уявляєте собі тему розважальної програми, локація, де все відбуватиметься теж вибрана. Крім того, вам відомо кількість і особливості запрошених гостей, цілі і завдання заходу. За справу!

 

Ось список необхідного для проведення практично будь-якого заходу:

 

 1. Художнє оформлення локації

 

Для створення необхідної атмосфери на заході вам знадобляться декорації. Для того, щоб їх отримати, можна спробувати звернутися до театрів або концертні зали – практика показує, що зазвичай відносно за невеликі гроші у них можна взяти в оренду необхідне. Інший спосіб – виготовити власні декорації. Це значно дорожче, але дозволяє використовувати їх повторно.

 

2. Брендування локації

 

Для того, щоб всі усвідомлювали, що ж, власне, відбувається, і хто все це організував, необхідно брендувати локацію. Для цього необхідно розробити систему банерів, порталів і плакатів, на яких буде логотип вашої компанії і необхідна інформація. Сьогодні практично кожна поважаюча себе компанія володіє власною системою корпоративної ідентифікації. Це так званий фірмовий стиль компанії. У бренд-буку звичайно вказуються необхідні параметри для системи банерів, порталів і плакатів. У цьому випадку просто виготовте їх, замовивши в одній з безлічі друкованих компаній. Практика показує, що банери великого розміру краще виготовляти з вінілу і з люверсами. У цьому випадку вони більш довговічні і не рвуться при розтяжці на якій-небудь поверхні чи фермі.

 

3. Сцена

 

На сьогоднішній день в Україні існує величезна кількість компаній, які виготовляють або надають на правах оренди різні типи сцен. Зверніться в одну з таких фірм – окрім самої сцени ви отримаєте обслуговуючий персонал, який цю сцену доставить, збере перед заходом, а потім збере і відвезе назад. Крім того, ви зможете отримати у них необхідні консультації про те, що саме вам потрібно виходячи з поставлених вам завдань і особливостей приміщення, де буде проходити захід .

 

4. Звук і світло

 

Важливим фактором ефективності заходу є звуковий та світловий супровід. Зазвичай необхідне обладнання можна взяти в оренду в тій же компанії, яка надає сцену. Там же ви отримаєте обслуговуючий персонал та повний список рекомендацій виходячи з поставленого завдання і особливостей приміщення .

 

5. Піротехніка

 

Піротехнічне шоу прикрасить будь-який захід. На сьогоднішній день існує велика кількість всіляких видів салютів і феєрверків, так само як і компаній, які дозволяють їх влаштовувати. При виборі з них необхідно враховувати наявність ліцензії на проведення піротехнічних робіт і можливість отримання дозволу в органах міської влади.

 

6. Кейтерінг

 

Якщо ваш захід має на увазі частування для гостей, вам необхідно найняти кейтерінгову компанію. В Україні таких компаній на сьогоднішній день існує близько двох десятків. Будь-яка з них забезпечить вам необхідне меню, а також обслуговуючий персонал. Крім того, зазвичай, такі компанії надають в оренду необхідні меблі (столи для фуршету та застілля, стільці).

 

7. Хостес

 

Для того, щоб ваш захід не перетворилося на хаос, необхідно використовувати спеціально навчених людей, які допоможуть зустріти гостей, провести їх на місця і просто завжди бути у вас під рукою, наприклад, допомагати ведучому дарувати призи або подати генеральному директору ножиці для розрізання стрічки. Ці люди називаються хостес. Зазвичай це привабливого вигляду, молоді дівчата або хлопці (залежно від концепції заходу), яких можна найняти в спеціалізованих агентствах. Також знайти відповідних людей можна і в модельних агентствах, однак у цьому випадку, з ними необхідно провести відповідний тренінг.

 

8. Ведучий заходу і артисти

 

Для ефективного проведення практично будь-якої події необхідний професійний ведучий та артисти, які своїми виступами прикрасять розважальну програму. Це можуть бути музичні групи, співаки, артисти оригінального жанру, циркові артисти, каскадери. Найняти цих людей можна, звернувшись безпосередньо до їх менеджерів, але краще всього звернутися в один з існуючих на сьогодні продюсерських центрів. По-перше, при оплаті їх роботи, ви зможете розраховувати на знижку (у менеджерів таких центрів існують домовленості з артистами), по-друге, ви знімете з себе турботу щодо забезпечення технічного райдера – спеціального списку всього необхідного, якого потребують зірки естради на своїх виступах .

 

Важливо! При виборі компаній-підрядників на виконання вищеописаних робіт необхідно враховувати ті ж параметри, як і при виборі професійного event-агентства:

– Позитивні відгуки замовників

– Наявність багатого досвіду

– Наявність власної виробничої бази

 

 

 

Ще раз нагадаю, що залучення професійного event-агентства дозволить зняти з вас багато важкої праці, а також зменшить ризики і надасть гарантію того, що все задумане пройде по вищому розряду.

 

СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТУ ЗАХОДУ

 

Знаючи цілі і завдання майбутнього заходу, а також, розуміючи порядок майбутніх витрат можна приступати до складання бюджету події.

 

Що таке бюджет?

 

Бюджет (від старонормандского bougette – капшук, сумка) – схема витрат і доходів певної особи (сім’ї, бізнесу, організації, держави і т.д.), що встановлюється на певний період часу.

 

Бюджет заходу – схема витрат на його організацію, тобто, по суті – це кількість грошей, які необхідно витратити на досягнення поставлених компанією цілей.

 

Бюджет заходу та його основні статті сильно залежать від специфіки самого заходу, проте в будь-якому випадку слід розуміти, що кількість витрат на захід не повинна перевищувати кількість прибутку, яку за прогнозами планується отримати в результаті проведення даної події.

 

Отже, в залежності від специфіки заходу і завдань, які вона повинна вирішити, в процесі складання бюджету у вас можуть з’явитися такі основні статті витрат:

 

Розробка концепції заходу (у разі роботи з агентством)

Оренда приміщення для проведення заходу

Оплата послуг компаніям-підрядникам (див. «Вибір і укладання договорів з підрядниками»)

Розробка і виробництво супроводжуючих матеріалів (роздавальні матеріали, елементи корпоративної ідентифікації, зразки продукції, сувеніри, подарунки, призи і т.д.)

Анонсування та підтримка заходу (запрошувальні, рекламні макети, афіші, PR-матеріали, а також оплата послуг з їх розміщенням)

Комісійні агентству (у випадку роботи з агентством)

Якщо спочатку для розробки та проведення заходу ви запросите професійне агентство, велика частина робіт зі складання бюджету буде пророблена фахівцями цього агентства. Зазвичай, після постановки задачі, професійне агентство надає на вибір три варіанти бюджету: економний варіант, середній і найповніший.

 

Способи оптимізації бюджету заходу

 

Оптимізація бюджету – це не просто одностороння економія на всьому. Оптимізація бюджету – це пошук балансу, який дозволить одночасно виконати все задумане і зменшити витрати. Існує кілька досить простих і ефективних способів, які дозволять вам дещо зменшити витрати, оптимізувати ваш бюджет:

 

1. Починайте роботи з розробки та проведення вашого заходу якомога раніше. Помилка в таймінг робіт може збільшити статті витрат за рахунок терміновості їх виконання.

2. Намагайтеся співпрацювати з меншою кількістю підрядників. Кілька видів робіт замовлених у одного підрядника дозволяють отримувати значні знижки. Оптимальна кількість підрядників – одне агентство, яке зробить всі роботи «під ключ»

3. Намагайтеся використовувати власні ресурси вашої компанії

При складанні бюджету слід також враховувати можливі ризики. Одним з найважливіших таких ризиків невірна оцінка власних можливостей. Працюючи над бюджетом завжди залишайте вільні гроші, які в будь-який момент можна буде використовувати як «рятувальне коло ». Практика показує, що зазвичай заздалегідь передбачити всі можливі витрати практично неможливо.

 

РОЗРОБКА І ЗАТВЕРДЖЕННЯ СЦЕНАРІЮ (режисерський сценарій)

 

Одним з найбільш важливих документів, які необхідні для розробки та проведення будь-якої події є сценарій.

 

Сценарій – це детальний план всього заходу. У хорошому сценарії повинна бути врахована кожна дрібниця, кожна деталь.

 

Я не випадково виніс опис розробки сценарію практично в самий кінець глави «Планування заходу». Як вже було сказано раніше, сценарій повинен враховувати абсолютно всі:

– Концепції заходу

– Кількість і специфіку запрошених гостей

– Роботу всіх підрядників

– Особливості локації

– Всі етапи заходу і час, який вони займають, а також багато іншого.

 

Перш, ніж приступити до написання сценарію, необхідно уявити собі майбутній захід. Ви повинні уявити собі кожну хвилину майбутнього заходу, пережити його в своїй уяві від початку до самого кінця. Тільки в цьому випадку ви зможете створити більш-менш правдоподібний сценарій.

 

Кращий спосіб створити ефективний і правдоподібний сценарій – найняти фахівця. Використовуючи свій досвід у розробці та проведенні заходу, така людина розпише кожну хвилину події і можливий їх розвиток. Користуючись таким докладним сценарієм, ви, у свою чергу, зможете ефективно контролювати що відбувається.

 

У нашому агентстві я використовую для написання сценарію спеціальну таблицю. Ця таблиця дозволяє врахувати практично всі можливі варіанти розвитку події і всі деталі майбутнього дійства.

 

Час   Подія    Ведучий    Звук / Світло    Коментар

 

Саме грамотно написаний сценарій дозволить вам виконати титанічну працю щодо своєчасної координації величезної кількості всіх складових заходу.

 

Крім того, кожен учасник події повинен чітко знати свою роль і час, який необхідно на неї затратити. Для цього створюється кілька видів сценарію:

1. Режисерський сценарій вміщує докладний опис дії всіх учасників процесу

2. Сценарій для ведучого заходу

3. Сценарій для хостес

4. Короткий сценарій для всіх інших учасників події.

 

Якщо ви працюєте з професійним агентством – написання всіх типів сценарію і режисура заходу входить у вартість наданих послуг.

 

Анонсування та рекламна підтримка події

 

Будь-яка подія потребує анонсуванні та підтримки інструментами реклами та PR.

 

Люди, на яких розраховано ваш захід, повинні бути попереджені заздалегідь про майбутню подію. Ваші потенційні клієнти повинні знати про ваше лояльне до них відношення і ваші наміри. Ці фактори дуже сильно впливають на ефективність заходу.

 

Крім того, сам захід може послужити прекрасним інформаційним приводом для рекламного і PR-просування вашої компанії.

 

Пропоную наступний список можливих інструментів анонсування та підтримки заходу, які, безсумнівно, збільшать віддачу від події, яку ви маєте намір провести:

1. Афіша

2. Рекламні макети в пресу

3. Аудіороліки для радіо

4 . PR-матеріали в пресу

5. Direct mail

6. Promo

 

Залежно від специфіки вашого заходу використання цих інструментів дозволять збільшити ефективність самого заходу і дозволять дізнатися про нього всім, хто не зможе бути на ньому присутнім з яких-небудь причин. Створять ажіотаж та обговорення вашої події.

 

ОРГАНІЗАЦІЯ ПОДІЇ

 

Отже, все готово. Ви визначили цілі та завдання події. Ви вивчили цільову аудиторію. Вам зрозуміло напрям, у якому рухається ваша компанії, і ви впевнені в тому, що вибрана концепція відповідає позиціонуванню компанії. Ви розробили розважальну програму і чітко уявляєте собі структуру заходу. У вас є бюджет, і всі договори з підрядниками укладені. Місце для події оформлено за всіма правилами, детальний сценарій готовий. Уже тиждень у місцевій пресі ваш захід анонсується. Гості отримали запрошення. Час не зупинити, настає час Х.

 

Але зачекайте, перш, ніж представити плід ваших праць безпосередньо споживачеві необхідно переконатися в тому, що все що ви задумали, спрацює саме так, як ви цього хочете. Саме для цього існує репетиція.

 

Генеральна репетиція

 

Генеральна репетиція – це проведення заходу до того, як прийдуть всі запрошені з метою виявлення всіх можливих помилок, а також спосіб налаштувати всю використовувану техніку, щоб у наслідку вона не давала збоїв. Крім того, репетиція – це спосіб доведення ролей всіх учасників події до повного автоматизму.

 

Пам’ятаєте, під час проведення заходу у вас немає права на помилку!

 

Зазвичай генеральна репетиція, яка є останньою завершальною стадією підготовки заходу, проводиться в той же день, коли заплановано сам захід, за кілька годин до його безпосереднього початку.

 

Звук

 

Якщо ваш захід має на увазі виступ музичних колективів, перед генеральною репетицією необхідно провести саундчек.

 

Саундчек – це настроювання всього звукового обладнання для того, щоб звук на вашому заході був максимально якісним.

 

Зазвичай, будь-який більш-менш поважаючий себе колектив на кожний з своїх виступів запрошує спеціально навчену людину – звукорежисера.

 

Звукорежисер повинен стежити за якістю звуку протягом усього заходу.

 

Якість звуку на будь-яких заходах має велике значення. Просто так цього не чути (не тренованому слуху), проте низька якість звуку сильно впливає на загальне враження від заходу.

 

Світло

 

Також на генеральній репетиції необхідно попрацювати з фахівцями по світлу. Мета – створення світлових схем за сценарієм. Світло і лазери, налаштовані правильним чином дозволять не тільки акцентувати увагу глядачів на необхідних моментах вашого заходу, але і створять воістину незабутню атмосферу.

 

Артисти

 

Будь-якому артистові необхідно звикнути до приміщення, де він буде демонструвати своє подання. Це стосується абсолютно всіх жанрів і стилів виступу. Надайте їм можливість прорепетирувати свій виступ до заходу, і вони здивують ваших глядачів своїми прекрасними номерами.

 

Хостес

 

Репетируючи захід, найбільше уваги приділіть хостес. До початку події ви повинні бути абсолютно впевнені в тому, що всі хостес чітко розуміють своє завдання. Адже саме вони будуть вашими руками протягом усього вечора.

 

Способи координації дій

 

Отже, почалося. Всі репетиції залишилися позаду, кожен з учасників процесу відмінно знає свою роль, має на руках необхідний тип сценарію – все йде своєю чергою.

 

Але так буває тільки в теорії. Практика показує, що строго слідувати букві сценарію на реальному заході практично ніколи не вдається. Завжди присутні незначні відступи.

 

Що робити ?

 

Імпровізуйте! Все що зроблено не так, можна розвинути, і закінчити успішно. Зазвичай, займаючись режисурою заходу, я користуюся раціями з хендс-фрі. Повірте, всього лише десяток рацій дозволить заощадити вам пару зайвих років життя! У навколишньому шумі і загальному стресі тільки навушник у вусі у ключових персонажів події і ваш мікрофон може запобігти катастрофі. Будьте спокійні, підключіть весь свій здоровий глузд і кмітливість. Чіткими, зрозумілими вказівками керуєте процесом, і не забувайте про сценарій. Так сприяє вам удача!

 

Ще раз нагадаю, що, працюючи з професійним агентством, ви позбавите себе від зайвих проблем та отримаєте гарантії того, що все задумане буде виконано на вищому рівні.

 

ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ

 

Оцінка підсумків минулого заходу призведе до нового розуміння причин успіху і покаже можливості для подальшого вдосконалення. Заведіть особисто для себе спеціальний зошит або файл у комп’ютері, куди вносите всі свої спостереження, думки та ідеї, які у вас виникнуть в процесі планування та проведення заходу.

 

Дайте відповідь на ряд запитань і серйозно обміркуйте відповіді на них:

 

1. Які елементи заходу не вдалися?

2. Хто був відповідальний за ситуацію, що склалася і як він відреагував на свою помилку?

3. Чи добре проявили себе підрядники? Хто з них не проявив себе належним чином? Хто з них перевершив очікування?

4. Що можна було зробити інакше? І як це можна було зробити?

5. Що може послужити сигналом тривоги при організації майбутніх заходів такого роду?

6. Чого я навчився за час організації цього заходу?

Даний список питань і відповіді на них дозволять вам зафіксувати максимальну кількість отриманого досвіду.

 

Більш глибока оцінка ефективності заходу може бути проведена за результатами звіту відділу продажів вашої компанії. Чи варто було проводити такий захід, покаже збільшення прибутків або кількість клієнтів. Задайте собі просте запитання:

 

Даний захід вирішило поставлені завдання? Чи були досягнуті поставлені перед вами цілі?

 

Відповіді на ці запитання допоможе отримати просте опитування присутніх на події і аналіз наступних після заходу фінансових показників .

 

Арт-група ІМХО із задоволенням допоможемо Вам розробити і провести event будь-якого рівня складності!

 

Сергій Хірвіч

Креативний директор

Арт-група ІМХО

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ І РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. У. Хальцбаур, Е. Йетінгер, Б. Кнаус, Р. Морзер, М. Целлер «Event-менеджмент»

2. Марк Сондер «Івент-менеджмент»

3. Олексій Назимко «Подієвий маркетинг»

4. А. Романцов «Event-маркетинг»

5. Джуді Ален «Нічний гольф на Барбадосі»

6. Райс Ел, Траут Джек. «Позиціонування. Битва за уми»

7. Філіп Котлер «Основи маркетингу»

8. Тім Амблер «Позиціонування: бойова зброя маркетингу»

9. А. Осборн «Кероване уяву»

укр / рус

Замовте зворотній дзвінок!

Залишіть контактні дані і ми зв'яжемося з вами протягом 7 годин